¿Sabes cómo maximizar el presupuesto de capacitación en tu compañía?

Presupuesto de una empresa
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Los empleados bien capacitados son esenciales para el éxito de cualquier empresa. Desafortunadamente, en una mala economía, muchas empresas consideran que el desarrollo de los empleados es un gasto innecesario. Pero aunque reducir el presupuesto de capacitación puede parecer lo más lógico, deténgase y piense en sus implicaciones a largo plazo, ya que pueden superar con creces los costos inmediatos ahorrados.

Un buen programa de capacitación tiene muchos beneficios para una empresa:

  • Aumenta la participación y la retención
  • Incrementa la productividad de los empleados
  • Disminuye la necesidad de supervisión
  • Reduce el ausentismo
  • Mejora el servicio al cliente
  • Aumenta las ventas

Los empleados bien entrenados cometen menos errores y, debido a que se sienten valorados y apreciados, la capacitación aumenta su compromiso y confianza personal. Se trata de crear un ambiente de trabajo positivo y estimulante. Si planifica su presupuesto de capacitación sabiamente, puede minimizar la rotación del personal y mantener la productividad .

Mientras intenta hacer elecciones conscientes del dinero en el personal, siempre recurra a su departamento de recursos humanos de confianza para que le sugiera cómo administrar los presupuestos de capacitación y desarrollo. Su orientación lo ayudará a manejar los niveles de motivación y las ineficiencias del negocio antes de que se salgan de control.

De acuerdo con el Informe de la Industria de la Capacitación, un presupuesto de capacitación promedio para una empresa pequeña asciende a $ 234,850 dolares por año. El costo promedio de capacitación por empleado en 2016 fue de $ 1,041.

La capacitación adecuada tiene un efecto positivo en la retención de empleados y clientes, las ventas y la rentabilidad general. Por supuesto, su presupuesto de capacitación variará de acuerdo con sus necesidades específicas de capacitación empresarial, pero generalmente el 2 – 2.5% del presupuesto de la compañía asignado a la capacitación de los empleados se considera estándar.

¿Qué es un presupuesto de capacitación?

No hay una necesidad real de dar largas explicaciones sobre la definición del presupuesto de capacitación, pero es bueno tener una idea general de qué es y qué no es. Piense en ello como todos los costos directos e indirectos asociados con los cursos y los materiales necesarios para analizar, diseñar, desarrollar, implementar, evaluar y mantener la capacitación o el readiestramiento de los empleados.

En algunos sectores, existe un requisito continuo para mantener las certificaciones para cumplir con las regulaciones locales, estatales y federales relacionadas con sus trabajos. Esto puede generar un gasto sustancial para las pequeñas y medianas empresas.

Crear un plan de presupuesto de capacitación no solo es necesario desde un punto de vista regulatorio, sino que tiene sentido desde el punto de vista financiero. Es una manera de garantizar que su personal tenga las habilidades y competencias requeridas para completar las tareas hasta el nivel de calidad requerido.

La pregunta es cómo preparar los presupuestos de capacitación sin arruinar el banco. Veamos algunas formas de maximizar el rendimiento de su costo de capacitación.

 

¿Cómo administrar los gastos de entrenamiento?

Presupuestar las necesidades de capacitación de su empresa no significa usar dinero excedente cuando lo tenga. Idealmente, debe compilar una línea de pedido separada para capacitación en su presupuesto anual. Un presupuesto de capacitación debe tener en cuenta los siguientes costos:

  • Información inicial sobre el programa de capacitación
  • Entrenamiento (ej. Clases, video tutoriales, eLearning, tarifas del curso)
    Materiales de capacitación (libros de trabajo, videos )
  • Tiempo del personal (incluido el tiempo de reemplazo)
  • Tarifa del instructor (si corresponde)
  • Viajes, alojamiento o gastos de comida requeridos para participar (si corresponde)
  • Entrenamiento continuo (mantenimiento)
  • Contingencias

Una vez aprobado, su presupuesto de capacitación debe ser cuidadosamente administrado si desea mantenerse en el camino correcto. Esta responsabilidad recae en el departamento de recursos humanos. Naturalmente, de vez en cuando habrá costos adicionales debido a eventos imprevistos, como que los empleados abandonen o abandonen temporalmente la empresa (baja por maternidad, días de enfermedad, vacaciones, etc.).

Tenga en cuenta que los costos de capacitación aumentan si necesita depender de recursos externos . A medida que su empresa y su personal crezcan, también aumentará su costo de capacitación por empleado.

Tenga en cuenta que el elemento más importante en la administración efectiva de costos es comprender la estructura de costo-ingresos de su negocio. Cuando toma una visión estratégica de su programa de capacitación, puede determinar con precisión qué necesita su empresa y cómo realizar la entrega de la manera más rentable posible.

Priorice y desarrolle una comprensión clara de cómo las actividades de aprendizaje y desarrollo se pueden tener en cuenta en la estrategia de su organización . Esto le permitirá alcanzar los resultados deseados sin rebasar el presupuesto.

Optimiza la estructura de entrenamiento y minimiza los costos

Una vez que haya priorizado las necesidades de capacitación de sus empleados y haya elaborado un presupuesto de capacitación inicial, puede buscar formas de maximizar su eficiencia de costos. Una vez que observa los gastos acumulados del costo de capacitación por empleado, puede considerar varias formas de reducirlos:

Internamente

Hay muchas opciones para los empleadores que no pueden permitirse traer ayuda externa y que pueden producir resultados adecuados para capacitar a sus empleados. Éstas incluyen:

· Capacitación grupal: obtenga descuentos por volumen entrenando a varios empleados a la vez.

· Encuentre capacitadores dentro de su empresa: concéntrese en capacitar a un empleado con fuertes habilidades de comunicación e interacción y pídales que capaciten al resto. Puede expandir la descripción de su trabajo para incluir la capacitación de sus colegas.

· Eventos de alojamiento semanales o mensuales: no tienen que ser formales y son una excelente forma para que los miembros del equipo se involucren, eduquen y motiven. Seleccione un tema de discusión por adelantado y cubra todas las preguntas y preocupaciones que puedan tener. Escuche la información que están compartiendo y sintetícela en correos electrónicos o memorandos de seguimiento para un acceso rápido.

· Empleados de capacitación cruzada: esta es una práctica común en empresas que dependen de una fuerza de trabajo ágil. Ofrezca a sus empleados nuevos roles o responsabilidades y pídales que se sienten con alguien que se siente cómodo realizando las tareas que desea que aprendan. Cambie los roles frecuentemente para mantener a sus empleados motivados y continuamente aprendiendo.

· Comenzar un programa de tutoría : al expandirse en los empleados de capacitación cruzada, un programa de tutoría beneficia a los trabajadores nuevos e inexpertos sin tener que pagar realmente por su capacitación. Haga que un trabajador sénior actúe como mentor y facilite su transición a su entorno corporativo. El beneficio adicional de un programa de tutoría es una mayor responsabilidad.

Externamente

Los recursos de capacitación externos no tienen que romper el banco y tirar su presupuesto de capacitación fuera de orden. Si es inteligente acerca de cómo distribuye los recursos y aprovecha las ofertas específicas de la industria, existen formas de optimizar sus costos de capacitación:

· Reutilización de materiales: La mayoría de los materiales de capacitación, como los videos, tienen una larga vida útil y se pueden usar repetidamente. Muchas oficinas no quieren tener nada por ahí que no esté constantemente en uso, pero los libros de texto, CD y DVD se pueden almacenar y usar para nuevos empleados, así que no se apresuren a tirarlos por el momento.

· ELearning: Las opciones electrónicas son más asequibles que la capacitación tradicional. El eLearning generalmente se asocia con una disminución de los costos de materiales, ya que la totalidad o la mayoría de la información de capacitación está disponible en línea. Permite flexibilidad y reduce los costos de viaje también, ya que los empleados pueden acceder a los cursos de forma remota. El modelo e-Learning admite el desarrollo del alumno en tiempo real y ofrece un cierto grado de personalización y sincronización.

· Asociaciones o grupos comerciales: Algunas asociaciones de la industria ofrecen programas de capacitación gratuitos o con descuento para miembros en eventos anuales, en línea y a través de seminarios.

· Dirigiéndose a sus proveedores y clientes: Puede negociar capacitación gratuita o de costo reducido de sus proveedores para proyectos o productos específicos. Los clientes están motivados para invertir en capacitación si eso significa que recibirán un mejor servicio.

Puede usar estas técnicas individualmente o probar una combinación según las necesidades de su negocio. En última instancia, tener el programa de entrenamiento adecuado en su lugar le ahorrará dinero a largo plazo.

Apoyar los objetivos de la empresa a través de presupuestos de capacitación eficientes

En definitiva, la gestión eficiente de los costos de capacitación  reduce al compromiso de los empleados. Si quiere tener éxito, debe tener en cuenta este componente. Esto significa establecer objetivos específicos para los empleados que espera que logren.

Por supuesto, no deberían sentirse presionados de que sus trabajos dependan de ello, pero responsabilizarlos es parte de la dinámica de su relación de trabajo.

Muchos empleadores usan cursos de capacitación como parte de las revisiones de desempeño anuales de los empleados para abordar las brechas de competencias, así como las áreas de mejora deseadas por los empleados. Esto incluye establecer metas de capacitación específicas para cada empleado y hacerles saber que son monitoreados.

Es una buena idea evaluar el impacto que la capacitación ha tenido en sus habilidades generales y en el rendimiento de forma mensual y anual también.

Si paga por clases externas para mejorar su conocimiento sobre un tema específico, haga que los empleados se comprometan a trabajar para usted durante un período de tiempo específico después de completar la capacitación. Puede hacer que su departamento de recursos humanos incluya una cláusula de reembolso en su contrato de trabajo si no pueden cumplir el acuerdo.

En última instancia, desea contar con el apoyo total para los esfuerzos de capacitación de su personal superior y empleados de recursos humanos. Si entienden el valor a largo plazo del desarrollo de los empleados y la asignación presupuestaria de capacitación, podrán ayudarlo de todas las formas posibles.

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